Ekspertiisiks on vaja eelnevalt läbi mõelda, mis on selle eesmärk, mida tahetakse teada; kas
selleks on olemas kõik vajalikud dokumendid, projektid, arved, mitmesugused aktid,
ülesandega
Tähtsamad dokumendid:
hoone kinnitatud projektdokumentatsioon koos ehitusloa, konstruktsioonisiseste (varjatud)
tööde aktidega, kommunikatsioonide ja teiste nõutavate osade teostusjoonistega;
eritööde vastuvõtuaktid ning riikliku komisjoni akt või kohaliku omavalitsuse poolt vormistatud
hoone kasutusluba;
täielikult valminud hoone kohta tuleb esitada ka inventariseerimisplaan, mis tavaliselt on
kohaliku hooneregistri majavalduse toimikus.
Hoonete ja rajatiste ehitamise käigus esinevate projektiväliste muudatuste korral tuleb projekti
koostaja või vastava eriala spetsialisti poolt sisse viia nõuetekohaselt vormistatud muudatused
või koostada uus, nn korrektuurprojekt.
Olenevalt ekspertiisi ülesandest ja esitatud küsimustest võib tekkida vajadus nõuda veel
mitmesuguseid täiendavaid andmeid, tõendeid jne. Näiteks erinevatel ajavahemikel läbi viidud
ehitus- ja remonttööde hindamisel puuduvad sageli konkreetsed dokumendid tööde kirjelduste,
mahtude, teostamise aja, asukoha (millises hoone osas või ruumis) jne kohta. Siis tuleb tavaliselt
asjaosalistel koostada võimalikult täpselt kirjalik õiend vajalike andmetega. Soovitatav on, et
pooled eelnevalt võrdleksid esitatud andmeid omavahel ja erinevuste korral püüaksid need
kõrvaldada.
Analoogne on olukord ka pooleliolevate ehituste hindamisel, kui puuduvad vastavad
dokumendid ja hoone ehitustööd on kestnud pikemat aega. Üksikute dokumentide, nt
kasutusloa, puudumine võib märgatavalt langetada hoone turuhinda.
Vajalike dokumentide puudumine või nende puudulik ettevalmistamine pikendab ekspertiisi
läbiviimist või teeb selle vahel võimatukski. Ka mõjutab see ekspertiisiks tehtavaid kulutusi.
Põhilise tehnilise dokumentatsiooni olemasolu tuleks jälgida ka hoonete ostul-müügil ja muudel
juhtudel, kui muutub hoone omanik